LA IMPORTANCIA DE LA ESTADÍSTICA PARA LA PLANEACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA ACADÉMICA EN LA UNIVERSIDAD DE OCCIDENTE.
THE IMPORTANCE
OF STATISTICS FOR THE PLANNING AND PRESENTATION OF ACADEMIC ADMINISTRATIVE
AUDIT REPORTS AT THE UNIVERSITY OF THE WEST.
AUTOR: ENRIQUE SALVADOR ROBLES ECHEVERRÍA
CORREO ELECTRÓNICO: contabilidad@udeo.edu.gt
RESUMEN
Para la Universidad de Occidente se han realizado tres auditorías administrativas a nivel nacional, con el objetivo de conocer y evaluar los procedimientos administrativos y académicos que realizan los administradores de cada una de las extensiones, sedes y proyectos. Para cumplir con ese fin, la estadística ha sido fundamental para la determinación de las muestras, el muestreo y con los datos cuantitativos obtenidos, se han podido preparar los informes finales de auditoría.
Palabras clave: Estadística, muestra, muestreo, auditoría administrativa académica, informes.
ABSTRACT
For the Universidad de Occidente, three administrative audits have been carried out at the national level, with the aim of knowing and evaluating the administrative and academic procedures carried out by the administrators of each of the extensions, venues and projects. To fulfill this purpose, statistics have been fundamental for determining the samples, the sampling and with the quantitative data obtained, the final audit reports have been prepared.
Keywords: Statistics, sample, sampling, academic administrative audit, reports.
INTRODUCCIÓN.
Las auditorias administrativas académicas se realizaron en los años 2016, 2018 y 2021 a nivel nacional, para ello la planeación de la investigación se realizó considerando los siguientes objetivos:
1. Determinar si los procedimientos administrativos de la universidad se estaban cumpliendo, principalmente en el control de expedientes de estudiantes, de docentes, de empleados.
2. Conocer si los expedientes de los estudiantes, docentes y empleados estaban siendo adecuadamente archivados, si contaban con la documentación completa y si estaban siendo resguardados y asegurados convenientemente.
3. Obtener información y opinión de los sujetos de investigación (estudiantes, docentes y empleados), sobre la administración de las extensiones, sedes y proyectos, para evaluar el desempeño administrativo y académico de este.
Para poder cumplir con los objetivos propuestos, se procedió a cumplir con la Norma Internacional de Auditoría No. 300, la cual establece literalmente en uno de sus párrafos: Planear una auditoría implica establecer la estrategia general de auditoría para el trabajo y desarrollar un plan de auditoría, para reducir el riesgo a un nivel aceptablemente bajo. La planeación involucra al socio del trabajo y a otros miembros clave del equipo para ganar de su experiencia y clara percepción y para enriquecer la efectividad y eficiencia del proceso de planeación. (The International Auditing and Assurance Standards Board, 2004).
La planeación se realizó de la siguiente manera:
METODOLOGÍA
DETERMINACIÓN DE LA POBLACIÓN.
1. En el año 2016, no se contaba con un sistema informático que proporcionara la base de la cantidad de estudiantes, docentes y empleados con que contaba cada extensión, sede o proyecto de la universidad, por lo que se procedió a obtener el universo a través de una solicitud a los directores administrativos, en donde se les pidió que presentaran por escrito esa información.
2. En el año 2018, ya se contaba con el sistema informático actual, en donde los directores deben obligatoriamente que inscribir a los estudiantes, deben subir la información de los docentes y empleados, por lo que ya no se requirió está información para determinar el universo poblacional.
3. En el año 2021, de la misma manera se obtuvo la información poblacional del sistema informático de la universidad.
DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA.
1. En el año 2016, se determinó la muestra a juicio o criterio y por ser una auditoría que se realizaba por primera vez, el porcentaje fue del 60%.
2. En el año 2018, se determinó la muestra a juicio o criterio y por ser una auditoría de seguimiento, el porcentaje fue del 40%.
3. En el año 2021, se utilizó un sistema proporcionado gentilmente por el Lic. José Rodolfo Chávez en la Maestría de Investigación, y con dicho sistema se procedió a calcular la muestra ya de forma matemática y estadística, siendo la muestra determinada en un 20%, considerando los antecedentes de las recomendaciones de auditoría que se habían realizado anteriormente.
MUESTREO.
De acuerdo a la Norma Internacional de Auditoría 530, describe como muestreo lo siguiente literalmente: Muestreo en la auditoría" (muestreo) implica la aplicación de procedimientos de auditoría a menos de 100% de las partidas que integran el saldo de una cuenta o clase de transacciones de tal manera que todas las unidades del muestreo tengan una oportunidad de selección. Esto permitir· al auditor obtener y evaluar la evidencia de auditoría sobre alguna característica de las partidas seleccionadas para formar o ayudar en la formación de una conclusión concerniente al universo de la que se extrae la muestra. El muestreo en la auditoría puede usar un enfoque estadístico o no estadístico. (The International Auditing and Assurance Standards Board, 2004).
1. El nombre técnico de la forma como se realizó el muestreo: Conglomerado, estratificado-aleatorio, simple y sistemático.
a) En el año 2016 y 2018, se realizaron encuestas y las mismas se pasaron de clase en clase a los estudiantes, docentes y en las oficinas a los empleados de las extensiones, sedes y proyectos universitarios.
Es importante hacer resaltar que los procedimientos ya en la práctica, aunque estén planificados, tienen variaciones sobre la marcha, ya que en el año 2016, al momento de pasar de clase en clase y ya llevar seleccionados a los estudiantes que nos debían contestar las boletas, los que no habían sido incluidos en la muestra empezaron a protestar, ya que todos querían llenar el documento, algunos nos dijeron que los estábamos discriminando. Ante esta situación se tomó la decisión de pasarles las encuestas a todos, sin embargo, al momento de empezar a analizar las boletas, en ese momento aplicamos la muestra y solo tabulamos esas, para cumplir con el procedimiento y la metodología. En el año 2018 realizamos el mismo procedimiento corregido, para no tener inconvenientes de que no nos proporcionaran la información o que protestaran los estudiantes principalmente.
b) En el año 2021, por la pandemia, las boletas se enviaron a los estudiantes por correo electrónico y se realizó una encuesta en Google forms. Es importante resaltar que los estudiantes, docentes y empleados no están acostumbrados todavía a este tipo de encuestas, pues de acuerdo al porcentaje de muestra, los resultados eran negativos, no contestaban las boletas. Por ello tuvimos que realizar varios procedimientos alternos, como por ejemplo llamarlos, habilitar un número de WhatsApp, solicitar el apoyo de la administración para que enviaran una circular indicando que nos debían contestar las boletas, entre otros. Solo así logramos obtener la información muestral.
TABULACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS DATOS
1. En el año 2016 y 2018, la tabulación de la información fue manual, ingresando la información a una hoja de Excel. Este procedimiento conllevó mucho tiempo.
2. Ya en el año 2021, al utilizar las encuestas en Google forms, más el conocimiento que en la Maestría en Investigación se nos proporcionó, se realizó de forma automática y más técnica y los resultados pudieron ser analizados más rápido.
PRESENTACIÓN DEL INFORME.
El enfoque del estudio o de la auditoría fue cuantitativo, por lo tanto los resultados obtenidos de las encuestas, permitió que se informara al Consejo Directivo de los resultados, para ello se hicieron uso de gráficas y se pudieron preparar cuadros estadísticos de estudiantes y docentes por carreras y por facultad, extensión, sede o proyecto, todo con la finalidad de facilitar la interpretación de las autoridades de la universidad y con ello se pudieran tomar decisiones.
CONCLUSIONES.
1- La planeación de la auditoría y la determinación de la muestra y muestreo, son fundamentales, no solo porque así lo indican las normas de auditoría, sino porque sin el uso de la estadística, los resultados finales cuantitativos nos serían los adecuados y correctos.
2- La enseñanza recibida en la Maestría en Investigación y ahora en el Doctorado, remarcan mucha importancia para la formación del profesional, pero sobre todo para que al momento de realizar investigaciones de cualquier tipo de enfoque cuantitativo, el uso de la estadística juega un papel preponderante para que los informes sean técnicos, sino científicos.
[1] Enrique Salvador Robles Echeverría. Proyecto de investigación en revisión, Universidad de San Carlos de Guatemala/Centro Universitario de Occidente. (2018)
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